เทคนิคบริหารคลินิกทันตกรรมให้ประหยัดเวลาพร้อมลดต้นทุนได้ในเวลาเดียวกัน

ในปัจจุบัน เจ้าของคลินิกทันตกรรมส่วนใหญ่เป็นทั้งหมอฟันและผู้บริหารในเวลาเดียวกัน เมื่อถึงวันที่ลูกค้าแน่นคลินิก จำเป็นต้องโฟกัสกับการให้บริการผู้ป่วย ทำให้เจ้าของคลินิกไม่มีเวลาใส่ใจกับการบริหารคลินิกอย่างช่วยไม่ได้ การบริหารจัดการคลินิกทันตกรรมนั้นเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก นอกจากเรื่องของการให้บริการคนไข้แล้วยังมีเรื่องของการควบคุมสต๊อกสินค้า ค่า DF แพทย์ รวมไปถึงการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆเพื่อการบริหาร ให้มีคุณภาพและประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมพัฒนาคลินิกได้อย่างต่อเนื่อง แต่ธุรกิจคลินิกทันตกรรมมีการแข่งขันค่อนข้างสูง ทำให้เกิดการปรับตัวในการกำหนดกลยุทธ์การพัฒนาคลินิกต่างๆและการใช้เครื่องมือแพทย์ที่ทันสมัยเข้ามาช่วยในการรักษา ดังนั้นในยุคปัจจุบันการพัฒนาคลินิกทันตกรรมไม่ใช่แค่เพียงการพัฒนาเครื่องมือแพทย์ให้ทันสมัย และการปรับกลยุทธ์อีกต่อไป แต่ต้องเพิ่มการบริหารภายในที่เป็นระบบ ลดขั้นตอนการทำงาน และรองรับการเติบโตของคลินิกอีกด้วย

วันนี้ผมจึงอยากจะเชิญชวนให้ผู้บริหารคลินิกทันตกรรมได้ทำความเข้าใจกับหลักการระบบลีน(LEAN) เพื่อนำมาประยุกต์ใช้กับคลินิกทันตกรรมของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารสูงสุดโดยที่ประหยัดทั้งเวลาและลดต้นทุนได้ในเวลาเดียวกัน

เข้าใจหลักการของระบบลีน(LEAN)

หลักการของระบบลีน(LEAN) คือ การเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ ผ่านการลดกระบวนการและเวลาการทำงานที่ไม่จำเป็นให้แก่ธุรกิจ แต่ยังเพิ่มความสามารถในการปรับตัวเพื่อสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) ซึ่งหลักการนี้จะช่วยให้คลินิกทันตกรรมของคุณสร้างความแข็งแกร่งในการบริหารจัดการคลินิกได้อย่างเป็นระบบจากภายในสู่ภายนอก พร้อมยังสามารถลดเวลา กระบวนการทำงานที่ยุ่งยากและลดต้นทุนทั้ง แรงงาน การเงิน และทรัพยากรของคลินิกได้อีกด้วย

เราขอแนะนำ “JERA Dent” เทคโนโลยีการบริหารคลินิกทันตกรรมโดยเฉพาะ ซึ่งมีฟังก์ชั่นสำคัญมากมายที่อำนวยความสะดวกสำหรับคลินิกทันตกรรมแบบครบวงจร ซึ่งจะช่วยให้คุณบริหารจัดการคลินิกได้ง่ายขึ้น และลีน(LEAN)ขึ้น

JERA Dent จะสามารถช่วยให้คลินิกของคุณลีน(LEAN) ได้อย่างไร?

1. ลดต้นทุนทางการเงินของคลินิกทันตกรรมของคุณ

การใช้ระบบบริหารคลินิกทันตกรรม JERA Dent ถือเป็นการลดค่าใช้จ่ายได้ทั้งต้นทุนหลักอย่างการจ้างพนักงานเพิ่มโดยไม่จำเป็น ทำให้คลินิกมีจำนวนคนที่เหมาะสม ไม่เยอะจนทำให้ผู้มาใช้บริการรู้สึกอึดอัดจนเกินไป รวมไปถึงต้นทุนแฝงอย่างค่ากระดาษสำหรับเอกสารต่างๆ ค่าหมึกสำหรับพิมพ์ อุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ เพราะตัวระบบมีหน้าจอสำหรับตรวจสอบข้อมูลก่อนบันทึกใบเสร็จ ช่วยลดโอกาสการออกใบเสร็จผิด อีกทั้งระบบของเราสามารถออกใบเสร็จออนไลน์และส่งให้กับคนไข้ผ่าน Line โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์กระดาษ สามารถดูรายงานจากระบบโดยตรงโดยไม่ต้องพิมพ์เป็นเอกสาร ทำให้นอกจากระบบ JERA Dent จะลดต้นทุนให้กับคลินิกของคุณแล้ว ยังช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมอีกด้วย

2. ลดกระบวนการและขั้นตอนการทำงานต่างๆที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

ความจริงแล้ว เวลา คือหนึ่งในต้นทุนแฝงที่ควรให้ความสนใจมากที่สุด เพราะการให้บริการที่ล้าช้าจะทำให้คลินิกของคุณสูญเสียโอกาสในการสร้างรายได้ ไม่ว่าจะความล่าช้าในการให้บริการคนไข้อย่างการหาแฟ้มประวัติผู้ป่วยในชั้นเอกสาร หรือความล่าช้าในรวบรวมข้อมูลเพื่อนำไปวิเคราะห์ กระบวนการเหล่านี้หากไม่มีประสิทธิภาพมากพออาจเกิดข้อผิดพลาดจาก Human Error หรือต้องทำงานล่วงเวลาจนต้องจ่ายค่า OT ให้กับพนักงาน ซึ่งแน่นอนว่าค่า OT ก็ถือเป็นต้นทุนแฝงเช่นเดียวกัน

การใช้ระบบJERA Dent จะช่วยให้กระบวนการทำงานระหว่างให้บริการคนไข้ลดลง ด้วยการทำประวัติด้วยบัตรประชาชน การทำนัดหมายพร้อมส่ง SMS แบบตั้งเวลาอัตโนมัติ ลดเวลาการรวบรวมข้อมูลด้วยระบบรายงานแบบ Real-time มากกว่า 30 รายงาน ที่สามารถ Export ไฟล์ทั้งในรูปแบบของ PDF และไฟล์ Excel เพื่อนำไปวิเคราะห์ต่อ ไม่ต้องรอให้พนักงานรวบรวมข้อมูลให้ หมดปัญหา Human Error จากการรวบรวมไฟล์ และสำหรับเจ้าของธุรกิจที่มีเวลาน้อยและอยากเห็นภาพรวมของคลินิกระบบก็มี Dashboard ที่รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นจากทั้งระบบมาแสดงผลเป็นกราฟเอาไว้ในหน้าเดียว ช่วยให้เห็นภาพรวมของสถานการณ์ของคลินิกในปัจจุบันและวางแผนการตลาดได้ดียิ่งขึ้น ด้วยฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานในคลินิก ให้บริการคนไข้รวดเร็วยิ่งขึ้น ลดปัญหาระหว่างการทำงาน และทำให้พนักงานได้ทำหน้าที่หลักของตนเองได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

3. ยกระดับการคำนวณค่าตอบแทนแพทย์( Doctor Fee) และผู้ช่วยแพทย์ ( Staff Fee) มีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากเราพูดถึงปัญหาที่คลินิกทันตกรรมเจอบ่อยที่สุดคงหนีไม่พ้นเรื่องเงินๆทองๆอย่างค่าตอบแทนแพทย์(DF) อย่างที่ทราบกันดีว่าค่า DF ของคลินิกทันตกรรมนั้นมีความซับซ้อนมากกว่าคลินิกทั่วๆไปพอสมควร ด้วยเงื่อนไขอย่างการที่แพทย์นำอุปกรณ์มาเอง ค่าใช้จ่ายสำหรับเคสที่ส่ง Lab ฯลฯ ทำให้ต้องใช้การคำนวณที่ละเอียดและใช้เวลามากกว่าปกติ การให้พนักงานเป็นคนสรุปอาจเกิดการตกหล่น ผิดพลาด หรือใช้เวลานาน ทำให้มีปากเสียงกันภายในคลินิกอยู่บ่อยครั้ง และแน่นอนว่าการให้พนักงานรวบรวมและคำนวณนั้นก็ถือเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรบุคคลอีกทางหนึ่งเช่นเดียวกัน

เพื่อลดปัญหาเหล่านี้ คลินิกจำเป็นจะต้องมีระบบสำหรับบริหารคลินิกทันตกรรมโดยเฉพาะเข้ามาช่วย ซึ่ง JERA Dent สามารถคำนวณค่า DF แพทย์ รวมถึงค่าคอมมิชชั่นได้แบบ Real-time สามารถให้แพทย์ตรวจสอบค่า DF ตัวเองพร้อมกับ Confirm ค่า DF ของตัวเองในระบบได้ โดยนอกจากค่า DF ทั่วไปแล้ว ยังสามารถหักค่าใช้จ่ายต่างๆ อาทิเช่น ค่า Lab, ค่าอุปกรณ์ ฯลฯ ก่อนนำมาคิด DF ได้อีกด้วย นอกจากนี้ยังสามารถ Export รายงานออกมาเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำไปคำนวณหรือวิเคราะห์ต่อได้เลย โดยการ Export ไฟล์นั้น ระบบสามารถจำกัดสิทธิ์ให้สามารถ Export ได้เฉพาะผู้ใช้งานบางคน หรือ Export ได้เฉพาะรายงานบางหัวข้อ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลของคลินิกนั่นเอง

4. ระบบการบริการและดูแลผู้ป่วยมีคุณภาพมากขึ้น

การดูแลผู้ป่วยเป็นอย่างดีนั้นไม่ได้มีเพียงแค่การรักษาทางการแพทย์เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการบริการหลังการขายเพื่อให้ผู้ป่วยเกิดความพึงพอใจได้อย่างสูงสุดอีกด้วย ซึ่งโปรแกรมJERA Dent มีระบบรองรับในการบริการหลังการขายและรักษาฐานผู้ป่วย เช่น ระบบตารางนัดหมายผู้ป่วยที่ส่งข้อความแจ้งเตือนกันลืมนัดผ่าน SMS และ LineOA , การส่งข้อความโปรโมชั่นให้กับผู้ป่วยเฉพาะกลุ่ม, การสะสมแต้มของบัตรสมาชิก ,การส่งข้อความอวยพรวันเกิดผู้ป่วย , ส่งข้อความขอบคุณผู้ป่วยที่เข้ามาใช้บริการคลินิก เป็นต้น ด้วยวิธีนี้จะทำให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีและใกล้ชิดกับผู้ป่วยมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้ผู้ป่วยเกิดความประทับใจสูงสุด โดยข้อความจะถูกตั้งเวลาส่งอัตโนมัติ หมดปัญหาพนักงานลืมส่งให้กับคนไข้ ลดงานของพนักงานแต่ได้ประสิทธิภาพในการให้บริการที่เพิ่มมากขึ้น

5. เพิ่มคุณภาพระบบคลังสินค้าเมื่อใช้JERA Dent

มีคลินิกทันตกรรมหลายแห่งที่จัดเก็บข้อมูลและบริหารคลังสินค้าในรูปแบบออฟไลน์(Offline)หรือระบบกระดาษ ทำให้การบริหารคลังสินค้าเกิดความผิดพลาดอยู่บ่อยครั้ง เช่น การนับจำนวนสินค้าผิดพลาด หรือ ใช้ระยะเวลานานในการเช็คสต็อคเนื่องจากบางครั้งต้องนับซ้ำๆเพื่อให้เกิดความมั่นใจ ว่าจำนวนสินค้าถูกต้อง,เกิดความผิดพลาดในการจดจำสินค้า ในแต่ละล็อตสินค้า เป็นต้น

ซึ่งJERA Dent จะสามารถเพิ่มคุณภาพในการ บริหารจัดการคลังสินค้าได้อย่างทวีคูณ เนื่องจากระบบของเรามีฟังก์ชั่นคลังสินค้าโดยเฉพาะ สามารถตรวจสอบจำนวนสินค้าที่สต็อกได้อย่างแม่นยำในแต่ละล็อตพร้อมทั้งเช็คประวัติการเข้า-ออกของสินค้าในคลัง ช่วยลดโอกาสในการเกิดทุจริต อีกทั้งยังช่วยให้คลินิกวางระบบสต๊อกสำหรับการให้บริการแบบ Just in Time ให้คลินิกทันตกรรมของคุณหมดปัญหาเรื่องสินค้าค้างสต๊อก (Deadstock) หนึ่งในปัญหาที่หลายๆคลินิกกำลังประสบพบเจออยู่ในขณะนี้นั่นเอง

หากทันตแพทย์ท่านใดที่สนใจต้องบริหารจัดการคลินิกทันตกรรมให้ ลีน (LEAN)และ ทันสมัยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหาร สามารถ DEMO ได้ทันทีที่LINE: @jeracloud หรือ โทร 082-198-8938 พร้อมบริการหลังการขายกับทีมงานผู้เชี่ยวชาญ ให้เราได้เป็นส่วนนึงในการร่วมพัฒนาคลินิกทันตกรรมของคุณไปด้วยกันนะครับ

แหล่งที่มา: HR NOTE Thailand (2564), 5 หลักการระบบลีน (LEAN) วิธีการใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพองค์กร จากเว็บไซต์

https://th.hrnote.asia/orgdevelopment/lean-management-210621/ สืบค้นเมื่อวันที่23ต.ค.64