รีวิวโปรแกรมคลินิกทันตกรรมจากหมอฟันผู้ใช้จริง!
ย้อนกลับไปตอนที่เราเริ่มเปิดคลินิกทันตกรรมใหม่ ๆ ภาพที่ทุกคนคิดไว้คือการได้ตรวจคนไข้ เคสยาก ๆ ปลูกรากเทียม จัดฟัน หรือทำวีเนียร์สวย ๆ แล้วคนไข้อย่างทุกคนเดินยิ้มกลับบ้านด้วยความประทับใจ แต่ความจริงของการเป็นเจ้าของคลินิกทันตกรรมกลับไม่ได้มีแค่เรื่องหัตถการในริมฝีปาก หลังเลิกงานในแต่ละวัน สิ่งที่เราต้องเจอคือแฟ้ม OPD Card กระดาษที่ตั้งกองพะเนิน การนั่งคำนวณค่าตอบแทนแพทย์ (Doctor Fee หรือ DF) จนถึงดึกดื่น การเช็กสต็อกยาและวัสดุอุดฟันที่บางทีก็หมดโดยไม่รู้ตัว รวมถึงปัญหานัดซ้อนที่ทำให้คนไข้ต้องนั่งรอจนหงุดหงิด
วันนี้เราเลยอยากพาทุกคนไปดูรีวิวโปรแกรมคลินิกทันตกรรมที่ถ้าใช้แล้วจะช่วยทำให้เราบริหารงานได้แบบสบายกว่าเดิมมาก ๆ นอกจากจะลงนัดได้แบบง่าย ๆ แล้วยังบริหารส่วนต่าง ๆ ได้แบบเฉียบมาก ๆ ด้วยค่ะ ถ้าอยากรู้ว่าเป็นยังไงล่ะก็ตามไปดูกันต่อเลยค่ะ
ทำไมการบริหารคลินิกทันตกรรมแบบเดิมถึงกลายเป็นฝันร้ายของหมอฟัน ?
ช่วงปีแรก ๆ ที่เราใช้ระบบกระดาษร่วมกับโปรแกรมบัญชีทั่วไป เราพบปัญหาซ้ำซากที่บั่นทอนพลังงานการทำงานในทุก ๆ วัน ซึ่งเราเชื่อว่าหลาย ๆ คลินิกก็น่าจะเคยเจอเหมือนกัน
เวชระเบียนกระดาษสูญหายและจัดเก็บยาก : วันไหนคนไข้เยอะ แฟ้มประวัติคนไข้จะหายไปจากตู้ ค้นหาก็ช้า ประวัติการรักษาเก่า ๆ ที่เขียนด้วยลายมือหมอท่านก่อนหน้าอ่านยากมาก ยิ่งถ้าคนไข้ขาดการติดต่อนาน ๆ แฟ้มก็รกตู้โดยเปล่าประโยชน์
ผังฟัน (Dental Chart) ไม่แม่นยำ : การวาดผังฟันลงบนกระดาษ บางครั้งรูปวาดไม่ชัดเจน Assistant ลงสัญลักษณ์ผิด หรือรายละเอียดด้านที่อุด (MOD) ไม่ครบถ้วน ทำให้วางแผนการรักษาต่อเนื่องได้ลำบาก
การคำนวณ DF และส่วนแบ่งเคสซับซ้อน : คลินิกเรามีหมอพาร์ทไทม์หลายท่าน แต่ละท่านมีข้อตกลง DF ที่ไม่เหมือนกัน บางเคสมีหักค่าแล็บ บางเคสเป็นเคสผ่อนชำระจัดฟัน ทุกสิ้นเดือนเราต้องนั่งไล่บิลทีละใบ ใช้เวลาเป็นวัน ๆ แถมยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดสูงมาก
คลังวัสดุอุปกรณ์ทันตกรรมรั่วไหล : วัสดุชิ้นเล็ก ๆ อย่าง Composite, Bonding, File ทำคลองรากฟัน หรือ Alginate มักจะเบิกจ่ายโดยไม่มีการตัดสต็อกที่แท้จริง รู้ตัวอีกทีคือของหมดสต็อกหน้างาน หรือบางชนิดหมดอายุคากระปุก
การนัดหมายหลุดและคนไข้ No-Show : การโทรเตือนนัดทีละคนกินเวลาเจ้าหน้าที่หน้าเคาน์เตอร์อย่างมาก และบ่อยครั้งที่คนไข้ลืมวันนัด ทำให้เก้าอี้ทำฟันว่างโดยไม่จำเป็นเสียโอกาสในการรับเคสอื่น
เปรียบเทียบการทำงาน ระบบเดิม (Manual) VS ระบบโปรแกรมคลินิกทันตกรรม
มิติการทำงาน | ระบบเดิม (Manual / กระดาษ) | ระบบโปรแกรมคลินิกทันตกรรมดิจิทัล |
การจัดการประวัติคนไข้ | ใช้พื้นที่เก็บแฟ้ม ค้นหานาน เสี่ยงสูญหาย | ค้นหาด้วยชื่อ/เบอร์โทรใน 2 วินาที ข้อมูลอยู่บน Cloud |
บันทึกผังฟัน (Dental Chart) | เขียนลายมือ วาดรูป ไม่เป็นมาตรฐาน | บันทึกผ่านระบบดิจิทัล ระบุระนาบฟัน (Surface) ชัดเจน |
การนัดหมายคนไข้ | สมุดนัดกระดาษ เสี่ยงนัดซ้อน | ตารางนัดหมายแบบ Visual ดูง่าย แจ้งเตือนอัตโนมัติ |
การคิดเงินและคำนวณ DF | กดเครื่องคิดเลข กด Excel นั่งตรวจบิลมือ | คำนวณ DF และหักค่าแล็บให้อัตโนมัติ สรุปรายงานทันที |
การคุมสต็อกสินค้า | ตรวจนับด้วยสายตา สินค้าหมดอายุบ่อย | ตัดสต็อก Real-time ตามหัตถการ พร้อมระบบเตือนสินค้าใกล้หมด |
รีวิวเจาะลึก 5 ฟังก์ชันสำคัญที่เปลี่ยนชีวิตการทำงานของเรา
หลังจากที่เราตัดสินใจปรับมาใช้โปรแกรมคลินิกทันตกรรม เราพบว่าฟังก์ชันหลัก ๆ ที่เข้ามาช่วยเปลี่ยนชีวิตหมอฟันอย่างเราและทีมงาน
ระบบผังฟันดิจิทัลและเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Dental Chart & EMR)
นี่คือหัวใจสำคัญของหมอฟันทุกคน โปรแกรมคลินิกทันตกรรมที่ดีต้องมี Interactive Dental Chart ที่ใช้งานง่าย สามารถคลิกเลือกสัญลักษณ์การรักษาได้ครอบคลุม ตั้งแต่การอุดฟัน (ระบุ O, M, D, B, L), การทำครอบฟัน, ถอนฟัน, ทำฟันเทียม ไปจนถึงงานจัดฟัน
ข้อดีที่เราชอบมากคือ เราสามารถแนบไฟล์ X-ray หรือรูปถ่ายซี่ฟันเข้ากับแผนการรักษาของคนไข้ได้ทันที เวลาจะเรียกดูประวัติเก่าๆ เพื่ออธิบายให้คนไข้ฟัง ก็เปิดจอแสดงผลให้คนไข้ดูไปพร้อมกันได้เลย ทำให้คนไข้เข้าใจแผนการรักษาและยินดีต้อนรับการรักษามากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
ระบบตารางนัดหมายสมาร์ทและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
โปรแกรมช่วยให้เราจัดการคิวและยูนิตทำฟันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เจ้าหน้าที่หน้าเคาน์เตอร์สามารถมองเห็นตารางงานของหมอทุกคนในแต่ละวันได้อย่างชัดเจน แยกสีตามประเภทหัตถการ (เช่น สีฟ้า=จัดฟัน, สีชมพู=ผ่าฟันครุฑ, สีเหลือง=ขูดหินปูน)
ที่สำคัญคือ ระบบสามารถเชื่อมต่อการแจ้งเตือนผ่าน SMS หรือ LINE Official Account ไปยังคนไข้ได้โดยอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงวันนัด ช่วยลดอัตราการลืมนัด (No-Show) ของคนไข้ลงไปได้มากกว่า 60% และหากคนไข้ต้องการเลื่อนนัด ก็สามารถจัดการคิวใหม่ได้รวดเร็วโดยไม่เกิดปัญหานัดซ้อน
ระบบคำนวณค่าตอบแทนแพทย์ (Doctor Fee) และการเงิน
สำหรับเรา ฟังก์ชันนี้ช่วยเซฟเวลาและสมองของเราได้มากที่สุดในวันสิ้นเดือน โปรแกรมสามารถตั้งค่าสูตร DF ได้หลากหลายรูปแบบ เช่น
การคิดส่วนแบ่งเปอร์เซ็นต์แบบปกติ (เช่น 45% / 55%)
การหักค่า Lab ก่อนคำนวณ DF
การตั้งค่า Guarantee รายวันของทันตแพทย์
การกระจายรายได้กรณีเคสผ่อนชำระจัดฟัน หรือการทำเคสร่วมกันหลายหมอ
เมื่อบันทึกการทำหัตถการเสร็จและคนไข้ชำระเงินที่หน้าเคาน์เตอร์ ระบบจะตัดคำนวณ DF เข้าบัญชีของหมอแต่ละท่านทันที สิ้นเดือนมาเปิดดูรายงานสรุปยอด และออก Slip DF ได้เลยแม่นยำ 100% ไม่ต้องมานั่งเถียงเรื่องตัวเลขกันอีกต่อไป
ระบบบริหารคลังวัสดุและยา (Dental Inventory Management)
วัสดุทันตกรรมมีรายละเอียดยิบย่อยมาก ทั้งวันหมดอายุ Lot Number และปริมาณการใช้ต่อเคส โปรแกรมคลินิกทันตกรรมช่วยให้เราตั้งค่าได้ว่า หัตถการนี้ (เช่น การอุดฟันด้วย Resin Composite 1 ซี่) จะต้องตัดสต็อกอะไรบ้าง เมื่อหมอบันทึกการรักษา ระบบจะตัดสต็อกอุปกรณ์ชิ้นนั้นๆ ออกจากคลังทันที พร้อมมีระบบ Alert เตือนเมื่อวัสดุชิ้นไหนใกล้หมด หรือใกล้หมดอายุ ช่วยลดการสูญเสียของงบประมาณคลินิกได้จริง
ระบบรายงานวิเคราะห์ธุรกิจคลินิก (Dashboard & Analytics)
การเป็นเจ้าของคลินิก เราต้องมองภาพรวมธุรกิจให้ออก โปรแกรมจะมี Dashboard สรุปข้อมูลสำคัญ เช่น รายรับรายวัน/รายเดือน, จำนวนคนไข้ใหม่เทียบกับคนไข้เก่า, หัตถการที่ทำรายได้สูงสุด, ช่วงเวลาที่คนไข้เข้าใช้บริการเยอะที่สุด ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้เรานำมาวางแผนการตลาด และบริหารจัดการวันลงตรวจของหมอได้อย่างมีทิศทาง ไม่ต้องเดาทางอีกต่อไป
คำแนะนำในการเลือกโปรแกรมคลินิกทันตกรรมมาใช้!
จากประสบการณ์ที่เราได้ทดลองใช้และศึกษามาหลายระบบ อยากฝากข้อคิดให้ทุกคนนำไปพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกซื้อโปรแกรมดังนี้
ต้องออกแบบมาเพื่อ "ทันตกรรม" โดยเฉพาะ : อย่าใช้โปรแกรมคลินิกเวชกรรมทั่วไป หรือโปรแกรม POS ร้านค้า เพราะโครงสร้างผังฟัน งานจัดฟัน และระบบ DF ของทันตแพทย์มีความซับซ้อนเฉพาะตัวสูงมาก
ความง่ายในการใช้งาน (User Friendly) : โปรแกรมที่ดีต้องไม่ซับซ้อนเกินไป หมอและ Assistant ต้องบันทึกงานได้เร็ว ไม่ใช่ว่าหมอต้องเสียเวลาจิ้มหน้าจอนานกว่าเวลาตรวจคนไข้
ระบบ Cloud และความปลอดภัยของข้อมูล : ควรเลือกระบบ Cloud ที่ได้มาตรฐาน มีการสำรองข้อมูล (Backup) สม่ำเสมอ เพื่อให้เราสามารถเปิดดูตารางนัดหรือรายงานจากที่บ้านผ่านแท็บเล็ตหรือสมาร์ตโฟนได้ และต้องรองรับมาตรฐาน พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
บริการหลังการขาย (Customer Support) : ช่วงแรกของการเปลี่ยนระบบ พนักงานและหมออาจจะยังไม่ชิน การมีทีมงาน Support ที่ตอบไว ช่วยเหลือทันท่วงที และมีการเทรนนิ่งให้ทีมงาน คือสิ่งสำคัญมาก
ปรับโฉมการบริหารคลินิกทันตกรรมของคุณให้เป็นเรื่องง่ายด้วย Jeradent
หากทุกคนกำลังมองหาโปรแกรมบริหารคลินิกทันตกรรมที่เข้าใจบริบทการทำงานของทันตแพทย์ไทยอย่างแท้จริง เราอยากแนะนำให้ลองรู้จักกับ Jera dent
Jera dent คือระบบบริหารจัดการคลินิกทันตกรรมยุคใหม่ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อแก้ Point ของทันตแพทย์และเจ้าหน้าที่คลินิกโดยเฉพาะ ครอบคลุมทุกมิติการทำงานตั้งแต่หน้าเคาน์เตอร์จนถึงห้องตรวจ
 |  |  |
Smart Dental Charting : บันทึกผังฟันดิจิทัลได้แม่นยำ ใช้งานง่าย ออกแบบมาให้คลิกบันทึกหัตถการและแผนการรักษาได้รวดเร็ว
Seamless Appointment & Reminders : จัดการตารางนัดหมายยูนิตอย่างเป็นระบบ พร้อมระบบเชื่อมต่อแจ้งเตือนคนไข้ผ่าน LINE ช่วยลดเคส No-Show ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Automated DF & Financial Reports : คำนวณค่าตอบแทนทันตแพทย์ สรุปยอดรายรับ หักค่าแล็บ และออกรายงานการเงินให้อัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนด แม่นยำ รวดเร็ว ไม่ต้องพึ่ง Excel
Real-time Inventory Control : ระบบคลังยาและวัสดุทันตกรรมที่ตัดสต็อกอัตโนมัติตามการใช้งานจริง พร้อมระบบแจ้งเตือนก่อนสินค้าหมด
Cloud-Based & High Security : เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาอย่างปลอดภัย ผ่านอุปกรณ์หลากหลาย รองรับมาตรฐาน PDPA เต็มรูปแบบ
เปิดประสบการณ์การบริหารคลินิกทันตกรรมที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย เพื่อให้คุณมีเวลาโฟกัสกับการรักษาคนไข้ได้อย่างเต็มที่
ความคิดเห็น