เลิกใช้ Excel บริหารคลินิกฟัน เปลี่ยนเป็นระบบดีกว่าไหม ?
เชื่อว่าตอนเริ่มตั้งไข่คลินิกใหม่ ๆ เครื่องมือสามัญประจำบ้านที่แทบทุกคลินิกต้องหยิบมาใช้เป็นอันดับแรกเลยก็คือ Microsoft Excel หรือ Google Sheets ใช่ไหมล่ะ เพราะมันทั้งสะดวก ฟรี (หรือมีติดเครื่องอยู่แล้ว) และยืดหยุ่นมากๆ จะพิมพ์อะไรลงไปก็ได้ แต่เมื่อเวลาผ่านไป คลินิกของทุกคนเริ่มมีคนไข้เยอะขึ้น มีหมอเวียนหลายท่าน มีเคสจัดฟันที่ต้องติดตามต่อเนื่องหลายปี มีเรื่องประกันสังคม คลังยาและอุปกรณ์ทันตกรรม รวมถึงการคำนวณส่วนแบ่งค่าแพทย์ (Doctor Fee: DF) ที่ซับซ้อนขึ้นเรื่อย ๆ คำถามคือถึงเวลาแล้วหรือยังที่เราควรเลิกใช้ Excel แล้วเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารคลินิกทันตกรรมแบบเฉพาะทาง
วันนี้เราจะพาทุกคนมาเจาะลึกกันอย่างละเอียดเลยว่า Excel มีจุดบอดตรงไหนในการบริหารคลินิกฟัน การเปลี่ยนมาใช้ระบบทันตกรรมอัจฉริยะจะช่วยเซฟเวลาและเพิ่มกำไรให้คลินิกได้อย่างไรบ้าง เพื่อให้ทุกคนนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจกันค่ะ!
ทำไมคลินิกทันตกรรมส่วนใหญ่ถึงเริ่มจาก Excel ?
ก่อนอื่นเราต้องยอมรับก่อนนะคะ ว่า Excel เป็นโปรแกรมที่ดีเยี่ยมและสารพัดประโยชน์มาก ในช่วงเริ่มต้นเปิดคลินิกวันแรก ๆ ที่ยังมีคนไข้วันละไม่กี่คน การใช้ Excel มีข้อดีที่เห็นได้ชัดดังนี้ค่ะ
ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม : ไม่ต้องจ่ายค่าซอฟต์แวร์รายเดือนหรือรายปี
ใช้งานง่าย ใคร ๆ ก็คุ้นเคย : เจ้าหน้าที่หน้าเคาน์เตอร์ ผู้ช่วย หรือคุณหมอ ก็เคยผ่านการใช้ Excel กันมาบ้างแล้ว
ปรับแต่งได้ตามใจชอบ : อยากได้คอลัมน์ไหน เพิ่มฟิลด์อะไร ก็พิมพ์ใส่เข้าไปได้ทันที
แต่ปัญหาจะเริ่มเกิดขึ้นเมื่อคลินิกของทุกคนเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ สิ่งที่เคยคิดว่าง่ายและประหยัด กลับกลายเป็นต้นทุนแฝงที่คอยฉุดรั้งการเติบโตและการทำงานของทีมงานในคลินิกโดยไม่รู้ตัวค่ะ
5 สัญญาณเตือน! เมื่อ Excel เริ่มกลายเป็น "ภาระ" และ "ความเสี่ยง" ของคลินิกฟัน
หากคลินิกของทุกคนกำลังประสบปัญหาเหล่านี้อยู่เราขอบอกเลย ว่านั่นคือสัญญาณเตือนว่า Excel ไม่ตอบโจทย์คลินิกของทุกคนอีกต่อไปแล้วค่ะ
ข้อมูลกระจายซ้ำซ้อน ไม่เป็นระบบ (Data Silos)
เมื่อคลินิกโตขึ้น ไฟล์ Excel จะเริ่มขยายพันธุ์ค่ะ! มีทั้งไฟล์ประวัติคนไข้, ไฟล์ตารางนัดหมาย, ไฟล์สต็อกยา/อุปกรณ์, ไฟล์รายรับ-รายจ่าย, ไฟล์คำนวณ DF คุณหมอ ฯลฯ เวลาจะหาข้อมูลคนไข้คนหนึ่ง เจ้าหน้าที่ต้องเปิดสลับไปมา 3-4 ไฟล์ เกิดความล่าช้า และบ่อยครั้งที่ข้อมูลในแต่ละไฟล์ไม่ตรงกัน เช่น แก้ไขเบอร์โทรศัพท์ในไฟล์นัด แต่ไม่ได้แก้ไขในไฟล์ประวัติ ทำให้การสื่อสารผิดพลาดได้ง่ายมากค่ะ
ข้อจำกัดเรื่อง "ชาร์ตฟัน" และประวัติการรักษา (Dental OPD & Tooth Chart)
จุดนี้คือจุดตายที่สุดของการใช้ Excel ในคลินิกฟันเลยค่ะ เพราะการรักษาทางทันตกรรมมีรายละเอียดเฉพาะตัวสูงมาก ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งฟัน (Tooth Number), ด้านของฟัน (Surface), ประวัติการรักษารากฟัน, คอร์สจัดฟันที่ต้องดึงฟันต่อเนื่อง หรือภาพถ่ายเอ็กซเรย์ (X-Ray) Excel ไม่ได้ถูกออกแบบมาให้บันทึกภาพชาร์ตฟันแบบ Graphic interactive ได้ ทำให้คุณหมอต้องพิมพ์ข้อความยาวๆ ซึ่งอ่านยาก หรือต้องใช้เอกสารกระดาษคู่กันไปอยู่ดี ทำให้คลินิกไม่สามารถเป็น Paperless ได้อย่างแท้จริงค่ะ
ความเสี่ยงจาก Human Error และสูญหายของข้อมูล
สูตรใน Excel ลบผิดชีวิตเปลี่ยนนะคะทุกคน! บ่อยครั้งที่พนักงานกดเผลอลบสูตรโดยไม่ตั้งใจ หรือก๊อปปี้เซลล์ทับ ทำให้การคำนวณยอดเงิน หรือการตัดสต็อกคลาดเคลื่อน แถมหากไฟล์เซฟไว้ในคอมพิวเตอร์หน้าเคาน์เตอร์ แล้วฮาร์ดดิสก์พัง คอมติดไวรัส หรือเผลอกดเซฟทับ ข้อมูลประวัติคนไข้ทั้งหมดที่สะสมมาหลายปีอาจหายวับไปในตาเดียวได้เลยค่ะ
ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและกฎหมาย PDPA
ข้อมูลการรักษาของคนไข้ ถือเป็นข้อมูลสุขภาพที่มีความอ่อนไหวสูงมาก (Sensitive Personal Data) ตามกฎหมาย PDPA การเก็บข้อมูลไว้ในไฟล์ Excel ที่ใครก็สามารถก๊อปปี้ใส่ Flash Drive หรือส่งผ่าน LINE ออกไปนอกคลินิกได้ ถือเป็นความเสี่ยงอย่างยิ่งค่ะ Excel ไม่มีระบบจำกัดสิทธิ์ผู้ใช้งานที่ละเอียดพอ เช่น ไม่สามารถซ่อนเบอร์โทรศัพท์คนไข้จากพนักงานทั่วไป หรือไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นคนแอบดาวน์โหลดข้อมูลออกไป
สรุปรายรับและคำนวณ DF คุณหมอช้า ใช้เวลาเป็นวัน ๆ
สิ้นเดือนเหมือนสิ้นใจสำหรับเจ้าของคลินิกและฝ่ายบัญชีใช่ไหมคะ เพราะต้องมานั่งรวมยอดจาก Excel ทีละแถว เช็กว่าคุณหมอท่านไหนทำหัตถการอะไร ได้ส่วนแบ่งกี่ % หักค่าอุปกรณ์เท่าไหร่ ยิ่งมีหมอหลายท่าน การทำเอกสารสรุป DF ยิ่งใช้เวลาหลายวัน แถมยังเสี่ยงต่อการคิดเงินผิดจนเกิดข้อขัดแย้งกับคุณหมอได้อีกด้วยค่ะ
เปรียบเทียบชัดให้เห็นภาพ Excel vs. ระบบบริหารคลินิกทันตกรรมเฉพาะทาง
เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น เราได้ทำตารางเปรียบเทียบระหว่างการใช้ Excel กับการเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารคลินิกทันตกรรมเฉพาะทางมาให้ดูค่ะ
หัวข้อการเปรียบเทียบ | การใช้ Excel / Google Sheets | ระบบบริหารคลินิกทันตกรรมเฉพาะทาง |
การบันทึกประวัติและชาร์ตฟัน | พิมพ์ได้แค่ข้อความ ไม่สามารถลงบันทึกชาร์ตฟันแบบดึงวาง/ระบุตำแหน่งฟันและด้านฟันได้ง่าย | มีระบบ ชาร์ตฟันดิจิทัล (Digital Tooth Chart) บันทึกประวัติ ดู OPD Timeline และแนบรูป X-Ray ได้ครบถ้วน |
การจัดการนัดหมายคนไข้ | ดูตารางซ้ำซ้อน เสี่ยงนัดชนกัน ต้องโทรตามนัดคนไข้ทีละคน | ตารางนัดหมายดูง่าย ป้องกันการนัดชน มีระบบส่ง SMS / LINE แจ้งเตือนคนไม่อัตโนมัติ |
การคุมคลังยาและอุปกรณ์ทันตกรรม | ต้องมานั่งนับและคีย์ตัดสต็อกเอง เสี่ยงสินค้าหมดอายุหรือของสูญหาย | ตัดสต็อกให้อัตโนมัติทันทีที่มีการสั่งจ่ายยา/ใช้วัสดุ มีระบบเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด |
การคำนวณค่าแพทย์ (DF) & ประกันสังคม | ต้องใช้สูตรซับซ้อน คำนวณมือ เสี่ยงผิดพลาดสูง ใช้เวลานาน | คำนวณ DF แยกตามเงื่อนไขหมอแต่ละท่านให้อัตโนมัติ พร้อมรองรับเอกสารเบิกประกันสังคม |
ความปลอดภัยของข้อมูล & PDPA | ความเสี่ยงสูง ไฟล์ถูกก๊อปปี้ ลบ หรือสูญหายได้ง่าย | จัดเก็บบนระบบ Cloud มาตรฐานสากล มีการสำรองข้อมูล และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามหน้าที่ |
รายงานวิเคราะห์ธุรกิจ | เจ้าของต้องมานั่งทำกราฟ สรุปสูตรเอง เสียเวลา | มี Dashboard สรุปยอดขาย รายรับ รายจ่าย คนไข้ใหม่/เก่า แบบ Real-time |
ผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น เมื่อคลินิกของทุกคนเปลี่ยนมาใช้ระบบเฉพาะทางเลือกแทน Excel คลินิกฟัน
ถ้าทุกคนตัดสินใจก้าวข้ามจาก Excel มาใช้ระบบบริหารคลินิกทันตกรรม สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับคลินิกของทุกคนทันทีเลยคือ
หน้าร้านทำงานเร็วขึ้น คนไข้ประทับใจ : เจ้าหน้าที่หน้าเคาน์เตอร์ค้นหาประวัติคนไข้ได้ใน 2 วินาที ออกใบเสร็จรวดเร็ว คนไข้ไม่ต้องนั่งรอนาน
คุณหมอทำงานง่ายขึ้น : มีชาร์ตฟันดิจิทัลให้ติ๊กเลือกตำแหน่งฟันและหัตถการได้ทันที เห็นประวัติการรักษาเก่าเรียงตาม Timeline ชัดเจน ช่วยให้วางแผนการรักษาได้อย่างแม่นยำ
เจ้าของคลินิกเห็นตัวเลข real-time : ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถเปิดดูยอดขายประจำวัน จำนวนคนไข้ หรือดูว่าบริการไหนทำรายได้ดีที่สุดผ่านมือถือได้ทันที
ลดรั่วไหล ควบคุมต้นทุนได้เป๊ะ : ระบบคุมสต็อกยาและอุปกรณ์ทันตกรรมได้อย่างแม่นยำ รู้ทันทีว่าวัสดุตัวไหนหาย หรือตัวไหนใกล้หมดอายุ ช่วยลดต้นทุนจมได้อย่างมหาศาลค่ะ
หากคลินิกของทุกคนมีเป้าหมายที่จะเติบโต มีคนไข้เพิ่มขึ้น หรือต้องการขยายสาขา การใช้ Excel ต่อไปอาจดูเหมือนช่วยประหยัดเงินในวันนี้ แต่ในระยะยาวมันกำลังแอบกลืนกินเวลาความน่าเชื่อถือ และโอกาสในการทำกำไรของทุกคนไปโดยไม่รู้ตัว
การลงทุนในระบบบริหารคลินิกทันตกรรมที่ดี ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายค่ะ แต่เป็นการลงทุนเพื่อลดต้นทุนและสร้างการเติบโตอย่างยั่งยืน ที่จะคืนทุนให้ทุกคนในรูปแบบของความประหยัดเวลา ความแม่นยำ และความประทับใจของคนไข้ค่ะ
แนะนำโปรแกรมดี ๆ ที่เราอยากบอกต่อ JERA Dent โปรแกรมบริหารคลินิกทันตกรรม ครบ จบ ในที่เดียว
สำหรับทุกคนที่อ่านมาถึงตรงนี้ แล้วกำลังมองหาระบบบริหารคลินิกทันตกรรมที่คุ้มค่า ใช้งานง่าย และตอบโจทย์คลินิกฟันในไทยจริง ๆ เราขอแนะนำ JERA Dent เลยค่ะ!
JERA Dent เป็นโปรแกรมบริหารคลินิกทันตกรรมที่ได้รับการพัฒนาโดย บริษัท ละมุนภัณฑ์ ไอที จำกัด ซึ่งออกแบบมาเพื่อธุรกิจคลินิกทันตกรรมโดยเฉพาะ ไม่ใช่ระบบคลินิกทั่วไปเอามาดัดแปลง ทำให้เข้าใจฟังก์ชั่นการทำงานของหมอฟันและทีมงานอย่างแท้จริงค่ะ
 |  |
ฟีเจอร์เด่นที่ทำให้ JERA Dent ต่างจากระบบอื่น ๆ
ออกแบบเพื่อคลินิกฟันโดยเฉพาะ : รองรับระบบชาร์ตฟัน (Tooth Chart), OPD Timeline, การติดตามคอร์สจัดฟัน รวมไปถึงเอกสารและการชำระเงินด้วยประกันสังคมได้อย่างครบถ้วน
Dashboard และรายงานกว่า 30 รายงาน : เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจ ช่วยให้เห็นภาพรวมคลินิก วิเคราะห์ยอดขาย คุมคลังสินค้าออนไลน์ ป้องกันการทุจริตด้วยระบบอนุมัติ SMS OTP และจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามตำแหน่งพนักงาน
ปลอดภัยสูงบน Cloud : ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้บน Google Cloud Services มาตรฐานความปลอดภัยระดับสากล พร้อมระบบสำรองข้อมูล (Backup) ให้อัตโนมัติวันต่อวัน ไม่ต้องกลัวข้อมูลหาย
เชื่อมต่อ CRM & Social Media (ส่วนเสริมสุดอัจฉริยะ):
JERA CRM : เชื่อมต่อระบบคลินิกเข้ากับ LINE Official Account ให้คนไข้กดจองนัดหมาย ตรวจสอบนัด และรับใบเสร็จออนไลน์ได้เองสะดวกมากๆ
JERA Chat : ระบบรวมแชทจาก LINE OA, Facebook และ Instagram ไว้ในหน้าจอเดียว ไม่ต้องสลับแอป ตอบแอดมินง่าย บริการคนไข้ได้รวดเร็ว
บริการหลังการขายชั้นยอด : มีทีมงานดูแลช่วยเหลือตลอด 7 วัน/สัปดาห์ พร้อมบริการอบรมสอนการใช้งานออนไลน์ฟรีแบบไม่จำกัดจำนวนครั้ง และอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ๆ ให้ฟรีตลอดอายุการใช้งาน
ปัจจุบัน JERA Dent ได้รับความไว้วางใจจากคลินิกทันตกรรมชั้นนำมากกว่า 200 คลินิก 300 สาขาทั่วประเทศแล้วนะคะ พิเศษสุดๆ สำหรับทุกคนที่อยากลองเปลี่ยนจาก Excel มาใช้ระบบดิจิทัล สามารถเข้าไป ลงทะเบียนนัด Demo เพื่อรับสิทธิ์ทดลองใช้งานฟรี 1 เดือน ได้แล้ววันนี้ที่เว็บไซต์ JERA Dent
ความคิดเห็น